‘如果你不能把你的想法寫在我電話卡的背面,那麼你沒有一個清晰的概念 。’~David Belasco
我見過的最嚴重的問題是,人們向我發送的電子郵件有一個驚人的共同點:它們太長了。
我是一個非常忙碌的人,但是誰不忙呢?我試圖作出回應,但是當我得到一個長得令人難以置信的電子郵件時,我也沒有辦法立即回應。如果電子郵件很簡短,我一讀了它就會儘快回復。
那麼,為什麼還要發送長長的電子郵件呢?
這裡有一個規則:一個長長的電子郵件,是從來沒有必要的,從來沒有。
為什麼我要寫這些?是向那些一直給我發郵件的人抱怨?不,這是一個普遍存在的問題,我希望這將説明人們寫出更有效的郵件。
我如何使用電子郵件
我在考慮如何擺脫電子郵件,但90%的電子郵件還是要寫的。我仍然在有限的範圍使用電子郵件——主要是與我合作的人(合作夥伴,設計師,印刷工人等)。我也回復客戶的電子郵件(退款,下載問題)。
對於讀者的回饋和意見,我使用Twitter。對於家庭溝通(比如在關島和世界其他地區的家庭),我用Facebook(我不加家人之外的人為好友,並且在Facebook上的好友都不到100個)。
也就是說,電子郵件問題不僅僅是我的問題。不管你如何使用電子郵件,沒有人希望閱讀一個長長的散文或回復10個問題。我們都很忙,我們都很珍惜自己的時間。
當我處理電子郵件時,我希望很快完成這一切。我不喜歡一整天都在處理這些電子郵件,所以我登陸郵箱、閱讀、然後回復或歸檔,最後退出,這些都一氣呵成。
當有人向我發送了長長的電子郵件,我很可能要把它歸檔。如果我必須回應,我可能不會在當天處理它。
請注意:這篇文章不僅僅涉及我自己。這關係到任何一個很忙並珍惜自己時間的人。如果您給這樣的人發送一封很長的電子郵件,你的意思是你不珍惜他的時間,並且你沒有想過什麼是重要的。那麼就會降低你得到回應的幾率。
為什麼長的電子郵件令人厭惡
一些簡短的原因如下:
1.這需要很長的時間閱讀。我沒有很多時間去閱讀,借由發給我一篇隨筆,你在說明你的郵件比其它事情都重要,我必須要讀。
2.不尊重我的時間。當你給我發送電子郵件時,你正在做一個關於我的時間的要求(讀取,處理,回應)。如果你發送的電子郵件很長,你還沒有編輯。你還不清楚什麼是最重要的。 實際上,你是在說,我必須替你做這些。你在傳遞這樣一個消息:你的時間比我的更重要。
3.你沒有抓住重點。你想要表達的重點是什麼?你主要的問題是什麼?把它說出來,否則它會被埋沒。
4.你問太多問題。 在我寶貴的一天中,沒有半個小時的時間,我不能回答完那些問題。所以,不要問這麼多——只問一個或兩個。
5.我不會回應 。如果你希望我馬上閱讀你的電子郵件,或者更進一步地為你做些什麼,那就祝你好運嘍。雖然我不是主角,但是我也有事情要做,不能處理每一個長長的電子郵件。而且也有很多,不只是你的。
簡短有效的電子郵件的尺度
忽略下麵這些規則你就危險了:
1.保持在5個句子。不要再多。當然,我從five.sentenc.es中偷了這個概念,但是我已經這麼做很多年了,並且很起作用。 我通常會儘量做到少於5句。
2.提出你的主要觀點。如果你認為你需要超過5個句子,否則就不能指明你想說的關鍵。那麼,考慮一下再說,並且堅持這一點。
3.只問一個問題。不要問10個問題,只問一個,或最多兩個。 你更可能很快得到答案 。
4.編輯 。如果你擴展到8個句子,去掉3個。
5.連結 。如果您需要提交資訊,要包括它的網頁連結。
6.發佈 。如果您需要共用的資訊,網路上沒有,把它放在那兒。創建一個長的答覆或長的背景檔(然後把它編輯成必不可少的資訊)並把它放到網上。使用您的博客,或其他免費的工具發佈這些資訊。如果有必要的話,創建一個常見問題解答,連結到你的電子郵件。
順便說一句,這個帖子是對應最後一個規則的例子。
譯者也希望插上一句,看了這篇文章,您想必該知道微博如此火爆也是有原因的了吧。或許,偉大的創意很大程度上都來自于對現實的痛恨吧!親愛的讀者,請您也從身邊的現實中尋找不滿意的東西去發掘潛在的巨大使用者需求吧。說不定下一個不經意的創新中崛起的就是您!
本文編譯自zenhabits,點此查看原文。
game2網誌:除特殊說明,本站所提供的圖片,文章均轉載其他站點,如需使用請聯繫原作者