項目經理如何把工作項目簡單化

做一件事有兩種方式。其一是把簡單的事情複雜化,另外就是把複雜的事情簡單化。項目經理應該如何選擇呢?恐怕大家會異口同聲的說,當然是把複雜的事情簡單化。但是,在實際工作中,很少有項目經理能夠做到這一點。他們會不知不覺中把簡單的事情複雜化。我以前也經常犯這種錯誤。

記得剛開始工作的時候,我剛取得微軟系統管理員證書,所以雄心勃勃。到企業工作後,發現企業網絡規劃很不規範。在局域網(LAN)內部各種共享文件滿天飛,不但威脅這些文件的安全性,而且這些共享文件也成為了病毒、木馬最好的隱身之處。因此我上班後,就決心優化這個網絡。決定在網絡中採取域環境,利用域控制器來管理這些共享資源與網絡中各個PC。花了幾個月時間,硬件投資也投進去不少,最終終於成功部署了局域網絡環境。可是效果就沒有想像中的那麼好。原來這家企業根本不需要這麼高的規劃。他們只需要能夠實現聯網即可。什麼數據安全之類的,對他們不構成威脅。他們只需要電腦不要老是被病毒光顧就可以。而要實現這個目的,只需要部署一個企業級病毒防火牆就可以解決。而不需要勞民傷財去搞個局域環境。所以我這是把用戶簡單的需求復雜化,三個月後就自動引咎辭職了。

可見,要做到復雜的事情簡單化,並不是大家想的那麼簡單。後來的工作中吸取了第一次這個教訓。在後需的工作中,就時刻會提醒自己要把複雜的事情簡單化。具體的來說,如果要達到這個目的,可以從以下幾個方面出發。

一、把需求分解,一個個的去做。

在日常工作中,我們經常會遇到流程優化方面的問題。如在負責ERP項目或者CRM項目時,都需要進行流程重組。他們會覺得這個工作很複雜,如一個採購訂單下單流程就會遇到好多種情況,什麼根據MRP計劃下單、根據安全庫存下單、採購訂單變更等等。我一次看到某項目經理所繪製的流程圖。在一張A4紙上畫的密密麻麻,像一個迷宮一樣。我是看了大半天都不知道他需要表達的意思。估計也沒有多少人可以看得懂。

他拿著這張流程圖問我,該在系統中如何實現?我看著這張天書把的流程圖,搖搖頭表示無能為力。其實,採購訂單管理流程就這麼複雜嗎?不見得。這位項目經理如此處理是把簡單的流程複雜化了。

我最後建議這位大哥,需要把複雜的流程簡單化。我首先問他,你們企業採購訂單下單分哪幾種情況?他跟我說一共分四種情況,分別為根據採購計劃下單、根據倉庫補貨點下單、不良品補單與樣品採購訂單這四種。然後我再讓這位局把每種類型的管理流程畫出來。我讓他不要畫在同一張紙上,而是畫在四張紙上。這位項目經理依次畫了出來。然後我指著這些紙上,這樣看起來不是很簡單嗎?你只需要把一個複雜的流程分門別類的畫出來,而不要把他們畫在一張紙上。如此的話實現起來就不會有難度。如果你ERP系統有工作流管理模塊的話,那就可以設置四個工作流,分別來管理這四種採購訂單的下單作業。

這位項目經理聽了之後,連連點頭肯定了我的說法。回去試了之後,確實非常有效。最後對採購訂單變更單也是如此處理。他不再妄圖把所有採購訂單變更的情況都通過一個流程來管理。而是先對採購訂單變更的情況進行分類,然後把相似的情況通過一個工作流來管理;把流程差異較大的情況採用其他工作流來管理。如此的話,只是多設置幾個工作流,就可以把所有的採購訂單變更情況都納入到工作流管理中。

我不但教別人這麼做,我自己在工作中也是如此處理的。把用戶複雜的需求進行分解,然後再一個個去解決。小需求總比大需求要簡單的多。等到所有的小需求都完成了,那麼這個大需求也就迎刃而解了。因此我給大家的第一個把複雜的事情簡單做的建議就是“把需求分解,然後一個個的去做”。

二、先考慮主要情況,特殊內容旁邊放放。

很多項目經理在考慮問題的時候,喜歡追求完美。想一下子把所有問題都解決了,讓所有員工都滿意了。如果項目經理有這種想法的話,那麼很可能會吃不了兜著走。因為人的精力有限,企業的時間有限。如果太過於追求完美的話,則導致的結果就是遲遲不能夠解決問題。

如前不久我公司的IT部門負責人就被我教訓了一通。我下面有一家生產公司正在上ERP系統。那時我剛好手頭有其他的項目要負責,故就讓其負責這個生產公司的ERP項目。但是,在整理需求的時候,我發現需求調研進度緩慢。遲遲沒看他把需求調研報告交​​上來。後來我問他到底哪裡出了問題。他告訴我說需求大部分都解決了,只是一些細節問題還需要確認。他給我舉了一個例子。在下銷售訂單時,正常情況下是要物料清單全完成後才能夠下訂單。但是現在銷售員提出了一個需求。有時候銷售訂單交期比較急,但是物料清單還沒有確定好。如可能包裝方式客戶還沒有最終確認。但是訂單數量等等關鍵信息已經協商好了。為此在物料清單還不全面的情況下,銷售希望採購人員先採購。原來我下面這家企業主要生產辦公用品。現在有一種彩筆。客戶下單時,說要1 萬支彩筆的數量。但是,這個彩筆如何包裝,是兩支裝呢還是四支裝,要到最後才能夠確定。但是由於這個訂單大交期比較急,為此銷售人員希望先把生產筆的材料買回來,先把筆生產好。因為生產彩筆的周期比較長。而等到包裝數量確定之後,只需要包裝一下即可。但是因為在ERP系統中,必須物料清單確定之後才能夠在系統中下單,才能夠安排採購計劃與生產計劃。我了解了實情之後,就問他這種情況發生的機率多嗎?他說不多,一年就幾次。那我就對他說,那就當作例外事件好了,先放放再說。為了這個需求,而耽誤了其他的需求,這值得嗎?最後我對他說,對於一些特殊的情況先不用深入,只需要做個記錄即可。先把主要的需求先確認下來。如果只是個別情況可以先暫時放放。聽了我的建議後,他沒過多久就把需求調研完成了。

所以說,我們有時候在考慮問題的時候,如果稍有不慎,就有可能鑽進自己為自己建造的死胡同之中。在需求確認的時候,如果想把所有的情況都一網打盡,往往會把簡單的需求復雜化。項目經理在日常工作中,如能夠一下子把問題全部解決好當然最好。如果這需要花費比較長的時間的話,那麼最好先把一些例外情況剔除出去。先考慮正常情況下出現的情況。正常情況解決了,然後一些例外情況的話要么通過其他方式處理,或者也可以通過手工方式來管理。畢竟例外情況不是經常發生。故我給出的第二個“把複雜工作簡單化”的建議就是先考慮主要情況,特殊況先旁邊站站。

三、不要太過於去追求統一的答案。

項目經理在工作中,經常會遇到員工不合的情況。如在進行徵求員工意見的時候,有的會說這樣,有的要說那樣。此時,項目經理要學會當聽眾,而不要去嚇參合。因為根據我的經驗,如果項目經理也加入進去的話,那麼事情會變得越來越複雜。遇到這種情況的話,我的做法就是讓他們去討論,把所有問題都放在桌面上來討論。只是要限定一個時間,讓他們一個時間內必須商量出一個結果來。我不會去下什麼結論。

如此的話,就不會把原來就存在的矛盾變得複雜。如果實在不行的話,也可以根據他們不同的需求分別設置解決方案。如有的員工說要在報表中帶出中英文描述。有的說內容太多不好看,只需要產品編號即可。如果他們能夠達成共識最好,如果達不成的話,就給他們每人設計一份報表。這事情不是就解決了嗎?

所以在遇到意見有分歧的時候,我認為項目經理沒有必要一定去尋找一個統一的解決方案。如果經過他們討論之後最後還不能夠達到一個共識的話,那就不妨兩種方法都看看。或者乾脆給他們設置兩種流程,讓他們按照自己的流程去做。

因此,個人認為要做到復雜的事情簡單化的話,項目經理就不要太過於去追求統一的答案。有時候,允許存在一定的分歧反而能夠讓事情簡單明了,容易處理。求同存異,對解決問題確實有很大的幫助。

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