一個完美的項目經理

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項目要能順利執行其實並不簡單,如果又渉及多個單位合作,困難程度又大增。取得PMP或IPMP認證,只是證明個人具備了項目管理的基本功夫,距離實際運用其實還有很大的一段距離。

 

    以下是一位項目經理的工作日誌片段,我們從他的工作日誌來看項目經理的工作:

    //編者註:(不知啥原因,這段缺少,百度也沒找到)

    以上只是項目經理工作的片段,相信每個項目經理應該都有自已悲慘的故事,程度恐怕只有過之而無不及。項目經理到底應該有那些看家本領呢?

一個稱職的項目經理應該要其備以下的能力:

1. 要易於溝通

    筆者在2002年時曾經親自問過美國的一位項目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人),問他一位項目經理最需要具備的功夫是什么。那時他的回答是「一位項目管理最需具備的有三件事,第一是溝通,第二是溝通,第三還是溝通」。

    請您回想一下,在執行項目時,你花費最多時間在什麼部份?跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內的其它人員爭取支持、跟合作廠商協調配合事項. . .對項目經理來說,一天內大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。

    溝通,可以很簡單,也可以很複雜。對於部份人來說,反正溝通就是把我的意見表達出來嗎,有什麼難的。可是在項目過程中有那么多的人與項目有關,因此要考量的,不僅是把意見表達出來而已,而在於「在什麼樣的時間,運用什麼樣的方式,將什麼樣的信息,傳達給什麼樣的人」。

    很多項目經理都是屬於「被動式的項目經理」。就是「你先說你要什麼項目信息,我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此,信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的,只能夠見招拆招,抱著應付的心態來面對信息的供應。

    如果換個比較主動的角度來看,項目經理先了解每個與項目有關的人想要知道什麼,這些信息一定有重複的地方,然後將這些信息做個整理歸類,不等你開口要,我就先提供給你,讓你對項目沒有疑惑,化被動為主動。這些信息整理歸類的動作,直接就納入在項目經理的工作管制之中,這樣對項目經理而言,也沒有任何的「意外」。

    講起來簡單,做起來其實也不難,二個小時就可以做好溝通計劃,幾個步驟掌握住就好:

(1) 認識項目干係人

(2) 分析項目干係人的信息需求

(3) 依照信息需求找出信息種類

(4) 將信息種類歸類

(5) 決定信息傳遞的周期

(6) 決定信息傳遞方式

(7) 蒐集信息

(8) 傳遞信息

(9) 檢討信息傳遞成效

2. 要想的周全

    項目經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術,然後將道具準備好,跟助手、燈光及舞台配合,先仿真演練幾遍,指示每個人互動方法,並且事先想到如果發生問題時如何處置;確認都沒有問題後,開始表演;表演時要掌控會場氣氛,使整個場子有高潮迭起的感覺;如果環節出了問題,要馬上能夠應變,使節目能夠繼續下去,而不是就此停頓;節目結束後,感謝每個人的合作,同時檢討整個表演的過程需要改進的地方,如此一段表演才算正式收尾。

    項目經理的責任就是掌控全場,把這段表演完美無缺的呈現出來。不過太難了,執行過的項目的人都知道,首先客戶的需求不容易了解,其次計劃時間不夠,再來執行時問題重重,等到收尾時只能草草了事。

    表演魔術可以事先演練,找出問題先解決,執行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經理能不能夠將未來半年、一年或二年如何執行及因應先「演」過一遍,就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事,相信每個人都有經驗。 必須考量有多少時間、要怎么做、有誰可以做、技術上是否可以支持、關鍵技術是否可以掌握等,做到這個地步,恐怕早已是滿身大汗。

    //編者註:很不錯的小方法

    做個小練習:取一張白紙,在紙的上緣首先將要交給客戶的產品以樹狀方式畫出來。然後在紙的中間,將如何做出這項產品的主要工作步驟(5-6個即可),以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來;​​需要供貨商供貨或其它單位配合的部份,以分支的方式指向各主要步驟。

    上述步驟,就是整個計劃的基礎了。由上圖,可以發展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預算需求、採購品項及合同商要求等。如何發展出這些細節,限於篇幅,爾後再論。

    這樣還不夠的。再取一張白紙,將執行這些工作步驟所可能產生的問題列​​出來。這個是很關鍵的步驟,列的愈多,將來臨機處理的狀況愈少(試想如果項目執行過程中可能發生100個問題,你能事先考量到99個,你只要去擔心那突然出現的1個;但如果你只事先考量到1個,那結果可就不得了了)。這些問題,就是你要先期處理,以減少處理意外狀況的時間。

    二張紙,一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執行項目,但是最起碼項目經理先將整個項目執行過程大概想了一遍(就有如魔術師先行彩排一樣),同時也建立一個以後細部計劃的基礎。由以上的練習來看,做計劃並不難,重點在於去不去想,去不去做。

3. 要能夠預測結果

    日前一個朋友赴美,飛機誤點,航空公司沒有宣布會擔誤多久時間,因此在機場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機的乘客,有的人需要轉機,有的人有親友在目的地機場接機,有的人初次訪美。此時在機場看到每個人都是焦慮的眼神,焦慮的原因在於他們無法知道誤點多少時間,所以沒有辦法控制之後的行程。你的項目是不是也是如此?

    計劃是「想」,執行是「做」。真的去做的時候,碰到需求、能力、技術、管理、人力等問題,都會影響到執行效果。雖然最後都可以完成,但是如果無法推測完成的時間、成本及產出,項目經理就像是那些旅客一樣──徬徨無助。所以項目經理除了要會做計劃之外,還要能綜合研判情勢,預測項目時間、成本及產出的結果。

    以一個一年的項目來說,開始之後,項目經理就負了成敗責任,所有的壓力都落在項目經理肩上。每天項​​目經理要想的,不應該只是誰的問題要怎么解決,今天的日子要怎麼過,而是一年後的今天,我是否可以將客戶要的東西按時交付、公司的項目盈餘目標可以達成、今天無法達成的,剩下的時間裡我應該怎麼處理才能達成。所以總的來看,項目經理不僅要做Micro Management(細節管理),同時還要做到Macro Management(總體管理)。而要做到Macro Management最基本的作法就是從全面預測項目結果,並且採取各種因應作法。

    要如何預測結果?今天工作延誤,明天也會延誤,後天也照樣會延誤,以後到底要如何補回來呢?傳統的項目經理在現在這個時點是沒有概念的,結果是到項目要結束前才在趕工,到那時候才發現所要花的錢早就把利潤吃光了。

    比較好的作法是今天發生問題了,找出原因,評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力,那么假設今天這個工作得延長二週,照著時程表推下去,所有相關工作,包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來;再往下看,推到項目完成期限,是否會延誤(不是所有工作的延誤都對項目完成時間有影響的!);如果有影響,就要思考後續的工作要如何先期調整,以適度的調配資源。要做這些評估,較簡單的方式,可能仍得借助項目管理軟件。目前項目管理軟件,不論是國內或國外的,都能做到計劃功能,也能夠經由計劃的調整,去分析對整體的影響。

    項目經理的工作其實是很複雜。對於一個不願意看全局的項目經理,這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對於一個企業來說,由一位沒有看家本領的項目經理來執行重要的項目,公司的時間、名譽、獲利及質量保證,不僅僅是兒戲。您的項目經理有沒有這些看家本領呢?

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